Het bijhouden van een administratie is in de wereld van vandaag heel eenvoudig geworden. Hiervoor zijn tientallen speciale apps gemaakt. Een daarvan is Microsoft Excel. Een van de handige hulpmiddelen van dit programma is het maken van draaitabellen. Veel gebruikers weten echter niet dat dergelijke tabellen van tijd tot tijd kunnen worden bijgewerkt, zodat uw gegevens altijd actueel blijven.

Wat u nodig hebt om een draaitabel in Excel bij te werken

Kantoor- en boekhoudwerk is in de huidige wereld al lang de digitale ruimte ingetrokken. Het is best handig als alle informatie die je nodig hebt in verschillende documenten op je pc staat en je die naar believen kunt beheren.

Daarvoor zijn een heleboel verschillende kantoor-apps gemaakt. In feite bieden dergelijke apps een zeer breed scala aan verschillende mogelijkheden. Met verschillende programma’s kunnen gebruikers tekstdocumenten maken en bewerken, presentaties maken, werkgesprekken voeren en natuurlijk spreadsheets met gegevens maken.

Microsoft Excel is een programma dat iedereen kent die minstens één keer in zijn leven kantoorwerk op een computer heeft gedaan. Dit programma helpt u gegevens op te slaan, te structureren en te analyseren met behulp van verschillende tabellen.

Nu zijn er steeds meer verschillende analogen van Excel, waaronder online diensten zoals Google Sheets. Microsoft Excel is echter nog steeds het populairste programma voor het opslaan van gegevens. Dat is zo omdat Excel nogal wat handige functies en flexibele aanpassingen heeft waarmee de gebruikers de gegevenstabel kunnen aanpassen aan hun individuele behoeften. Dit is best handig.

Eén zo’n functie die voor u onmisbaar kan worden als u te veel records opgestapeld hebt en ze moet analyseren en goed structureren, is de mogelijkheid om een draaitabel te maken. Het is een heel handige functie die uw werk kan vereenvoudigen. Niet alle gebruikers weten echter dat zo’n tabel van tijd tot tijd moet worden ververst, om de relevantie van de gegevens erin niet te verliezen. In feite kost het verversen u slechts enkele minuten.

Waarom heeft u een draaitabel in Excel nodig?

Veel gebruikers zijn zich helemaal niet bewust van de mogelijkheden van een draaitabel en waarom ze die nodig hebben. In feite is een draaitabel een universeel hulpmiddel voor gegevensverwerking. Deze tabel is ontworpen om gegevens in andere tabellen samen te vatten.

Een dergelijke tabel kan automatisch gegevens sorteren, berekenen of het gemiddelde nemen van de gegevens die zijn opgenomen in de tabel waaraan de draaitabel is toegewezen. Dit hulpmiddel wordt vooral gebruikt voor gegevensvisualisatie zoals bedrijfsanalyse.

In feite is het een aparte tabel die de resultaten weergeeft van voorgeprogrammeerde algoritmen om gegevens uit de gewenste tabel te verwerken. Dit hulpmiddel is vooral nuttig als u een grote hoeveelheid gegevens moet analyseren.

Wat te doen om de draaitabel in Excel handmatig te verversen?

Aangezien de gegevens in de tabel waaraan de draaitabel is gekoppeld van tijd tot tijd kunnen worden bijgewerkt, moeten gebruikers hun draaitabel van tijd tot tijd verversen. Dit is in Excel heel eenvoudig. Om de gegevens in uw draaitabel handmatig te verversen, moet u:

• Open Excel en selecteer het document dat u wilt bewerken.
• Daarna moet u het blad selecteren waar uw tabel staat.
• Om de gegevens in de tabel bij te werken hoeft u er alleen maar met de rechtermuisknop op te klikken en Vernieuwen te selecteren.

• U kunt dit ook doen met de knop Draaitabel bovenaan het scherm.

• Wanneer u naar het bewerkingspaneel voor draaitabellen gaat, moet u klikken op Alles verversen of alleen Verversen om één bepaalde tabel bij te werken.

Zoals u ziet is het bijwerken van een draaitabel in Excel vrij eenvoudig en het kost u niet veel tijd, slechts een paar klikken.

Hoe automatisch verversen van een draaitabel instellen

Bovendien kunt u altijd instellen dat de draaitabel automatisch wordt bijgewerkt. Dit kan erg handig zijn als uw hoofdtabel voortdurend wordt bijgewerkt met andere gegevens, en het elke keer na de toevoeging aan de tabel naar binnen gaan en bijwerken van de draaitabel behoorlijk storend kan zijn.

In dat geval kunt u deze instructies gebruiken:

• Eerst moet u het document openen waarin de draaitabel zich bevindt en erop klikken.
• Daarna moet u in de bovenste bewerkingsregel het item PivotTable vinden

• Selecteer vervolgens het item Instellingen.

• Hier moet u naar beneden scrollen in de lijst en het vakje Vernieuwen van gegevens bij het openen van een bestand aanvinken.

Hierdoor wordt uw draaitabel ververst telkens wanneer het bestand wordt geopend. Zo kunt u uw gegevens altijd actueel houden.